Privacy notice: staff claims portal

Personal Data Protection Act 2010 · Last updated 4 October 2026

This notice explains how ICX Lab Services ("ICX", "we") handles your personal data in the staff claims portal at claims.icxlab.my, which ICX employees use to claim overtime, site work allowance and mileage.

1. What we collect

• Who you are: your name, staff number and email address, and the ID of the Google account you sign in with.
• Pay details used for overtime: your monthly basic wage, normal working hours per day and whether you can claim overtime. Only HR and the system administrator can see your wage.
• Your claims: dates, overtime start and end times, work descriptions, job or quotation references, site work days, mileage trips (start and end addresses, distance and whether it was one way or a round trip), any reason you give for changing a distance, and the amounts worked out.
• Receipts you upload (photos or PDFs).
• Approval records: who submitted, approved, returned, verified or paid each claim, when, and any notes or reasons.
• Sign-in data: one essential cookie that keeps you signed in. We do not use advertising or analytics cookies.

2. Where it comes from

From you (what you enter and upload), from Google when you sign in (your name, email address and account ID), and from HR (your staff number, wage, working hours and approver).

3. Why we use it

• To work out, approve and pay your claims through payroll.
• To keep the payroll, tax and audit records that Malaysian law requires.
• To protect the portal: checking who is signing in, and recording who changed what.

We do not use your data for marketing, and we do not sell it.

4. Who can see it

• You: your own claims, including overtime amounts.
• Your approver: your claims, including overtime hours, but not your wage or overtime amounts.
• HR and the system administrator: all claims and the pay details above, to verify and pay them.
• Our accountant, payroll provider or auditors, when they need claim records for payroll or an audit.
• Service providers that run the portal for us:
  • Cloudflare hosts the portal and stores its database and receipts.
  • Google provides the sign-in and the address search and driving distances: the addresses you type are sent to Google to find the place and the route.
  • Google Workspace sends the portal's notification emails.
  These providers may store or process the data on servers outside Malaysia. They act on our instructions and under their own security and data protection terms.

5. How long we keep it

Claims, receipts and approval records are kept for as long as ICX needs them for payroll, tax and audit purposes under Malaysian law, and are then deleted. Sign-in sessions end after one hour without activity, and after twelve hours in any case. When you leave ICX, your access to the portal is switched off. Your past claims are kept for the same record-keeping period.

6. How we protect it

You can only sign in with a Google account that HR has registered. Each person only sees what their role allows, all connections are encrypted, and every change to a claim is recorded.

7. Your rights

You can ask to see the personal data we hold about you and ask us to correct anything that is wrong. You can see and correct most of it yourself in the portal. Claims are needed for paying you, so if you do not provide the information a claim asks for, we may not be able to pay that claim.

8. Contact

For any question about this notice or your data, or to make a request, contact the ICX office administrator (HR).

Notis privasi: portal tuntutan kakitangan

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 · Kemas kini terakhir 4 Oktober 2026

Notis ini menerangkan cara ICX Lab Services ("ICX", "kami") mengendalikan data peribadi anda dalam portal tuntutan kakitangan di claims.icxlab.my, yang digunakan oleh pekerja ICX untuk menuntut kerja lebih masa, elaun kerja tapak dan perbatuan.

1. Data yang kami kumpul

• Maklumat diri: nama, nombor kakitangan dan alamat e-mel anda, serta ID akaun Google yang anda gunakan untuk log masuk.
• Butiran gaji untuk kerja lebih masa: gaji pokok bulanan, waktu kerja biasa sehari dan sama ada anda layak menuntut kerja lebih masa. Hanya HR dan pentadbir sistem boleh melihat gaji anda.
• Tuntutan anda: tarikh, masa mula dan tamat kerja lebih masa, keterangan kerja, rujukan kerja atau sebut harga, hari kerja tapak, perjalanan perbatuan (alamat mula dan akhir, jarak dan sama ada sehala atau pergi balik), sebarang sebab yang anda berikan untuk menukar jarak, dan amaun yang dikira.
• Resit yang anda muat naik (gambar atau PDF).
• Rekod kelulusan: siapa yang menghantar, meluluskan, memulangkan, mengesahkan atau membayar setiap tuntutan, bila, dan sebarang catatan atau sebab.
• Data log masuk: satu kuki penting yang mengekalkan log masuk anda. Kami tidak menggunakan kuki pengiklanan atau analitik.

2. Sumber data

Daripada anda (apa yang anda masukkan dan muat naik), daripada Google semasa anda log masuk (nama, alamat e-mel dan ID akaun anda), dan daripada HR (nombor kakitangan, gaji, waktu kerja dan pelulus anda).

3. Tujuan penggunaan

• Untuk mengira, meluluskan dan membayar tuntutan anda melalui gaji.
• Untuk menyimpan rekod gaji, cukai dan audit yang dikehendaki oleh undang-undang Malaysia.
• Untuk melindungi portal: menyemak siapa yang log masuk dan merekodkan siapa yang membuat perubahan.

Kami tidak menggunakan data anda untuk pemasaran dan kami tidak menjualnya.

4. Siapa yang boleh melihat data

• Anda: tuntutan anda sendiri, termasuk amaun kerja lebih masa.
• Pelulus anda: tuntutan anda, termasuk jam kerja lebih masa, tetapi bukan gaji atau amaun kerja lebih masa anda.
• HR dan pentadbir sistem: semua tuntutan dan butiran gaji di atas, untuk mengesahkan dan membayarnya.
• Akauntan, pembekal perkhidmatan gaji atau juruaudit kami, apabila mereka memerlukan rekod tuntutan untuk gaji atau audit.
• Pembekal perkhidmatan yang mengendalikan portal bagi pihak kami:
  • Cloudflare menempatkan portal serta menyimpan pangkalan data dan resitnya.
  • Google menyediakan log masuk, carian alamat dan jarak pemanduan: alamat yang anda taip dihantar kepada Google untuk mencari tempat dan laluan.
  • Google Workspace menghantar e-mel pemberitahuan portal.
  Pembekal ini mungkin menyimpan atau memproses data di pelayan di luar Malaysia. Mereka bertindak atas arahan kami dan tertakluk kepada terma keselamatan dan perlindungan data mereka sendiri.

5. Tempoh penyimpanan

Tuntutan, resit dan rekod kelulusan disimpan selagi ICX memerlukannya untuk tujuan gaji, cukai dan audit di bawah undang-undang Malaysia, dan kemudian dipadamkan. Sesi log masuk tamat selepas satu jam tanpa aktiviti, dan selepas dua belas jam dalam apa jua keadaan. Apabila anda meninggalkan ICX, akses anda ke portal akan ditutup. Tuntutan lama anda disimpan untuk tempoh penyimpanan rekod yang sama.

6. Cara kami melindungi data

Anda hanya boleh log masuk dengan akaun Google yang didaftarkan oleh HR. Setiap orang hanya melihat apa yang dibenarkan oleh peranannya, semua sambungan disulitkan, dan setiap perubahan pada tuntutan direkodkan.

7. Hak anda

Anda boleh meminta untuk melihat data peribadi yang kami simpan tentang anda dan meminta kami membetulkan apa-apa yang salah. Kebanyakannya boleh anda lihat dan betulkan sendiri dalam portal. Tuntutan diperlukan untuk membayar anda, jadi jika anda tidak memberikan maklumat yang diminta dalam sesuatu tuntutan, kami mungkin tidak dapat membayar tuntutan tersebut.

8. Hubungi kami

Untuk sebarang pertanyaan tentang notis ini atau data anda, atau untuk membuat permintaan, hubungi pentadbir pejabat ICX (HR).

Jika terdapat percanggahan antara versi Bahasa Malaysia dan versi Bahasa Inggeris, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.